Convocar uma assembleia de condóminos é das poucas tarefas de um administrador em que a forma importa tanto como o conteúdo. Uma convocatória bem escrita mas mal enviada abre a porta a que qualquer condómino conteste, depois, as deliberações tomadas. Este guia é sobre a parte do envio.
As três vias admitidas
O Código Civil admite que a convocatória chegue aos condóminos por uma de três vias:
- Carta registada. A via por omissão, a que serve para toda a gente sem necessidade de autorização prévia.
- Aviso com recibo de receção assinado pelo próprio condómino. Funciona bem em prédios pequenos onde se consegue entregar em mão, e mal quando há proprietários que não vivem no edifício.
- Correio eletrónico, apenas para os condóminos que expressamente tenham manifestado essa vontade e indicado o endereço.
Repara na assimetria: o email não é uma alternativa geral, é uma alternativa por condómino. Um administrador que envie a convocatória a todos por email, incluindo aos que nunca autorizaram nada, não cumpriu a forma legal quanto a esses. Na prática, quase todos os condomínios acabam com uma lista mista: alguns por email, os restantes por carta registada.
O prazo: 10 dias, contados até à reunião
A regra é de, pelo menos, 10 dias de antecedência. O detalhe que se perde com frequência é que o prazo se mede em relação à data da reunião, e não à data em que puseste as cartas no correio. Expedir no décimo dia não cumpre nada: a carta ainda tem de viajar.
A prática sensata é expedir com duas a três semanas de antecedência. Dá folga para o percurso normal do correio, para segundas tentativas de entrega, e para o caso, nada raro, de a lista de moradas ter um endereço desatualizado.
O que a convocatória tem de conter
- Dia, hora e local da reunião.
- Ordem de trabalhos, com os assuntos a discutir e votar. Uma assembleia não pode deliberar validamente sobre matéria que não constava da ordem de trabalhos comunicada.
- Menção dos pontos que exijam unanimidade ou maioria qualificada, quando existam.
- Segunda convocatória, com a hora prevista, para o caso de não haver quórum à primeira. Poupa uma ronda inteira de cartas.
- Identificação de quem convoca, administrador ou o conjunto de condóminos que representem a percentagem exigida do capital.
Registada simples ou com aviso de receção?
A lei fala em carta registada. O aviso de receção não é imposto para a convocatória, e o registo simples já produz um comprovativo com número e data. Dito isto, muitos administradores optam pelo aviso de receção nos casos em que antecipam conflito, precisamente porque acrescenta uma assinatura e uma data de entrega ao que já têm. É uma decisão de gestão de risco, não uma exigência.
Seja qual for a opção, o que interessa é ficar com o rasto documental: o comprovativo de registo por condómino, com o número e a morada de destino. Escrevemos com detalhe sobre como se prova o envio e a entrega de uma carta.
Enviar 30 convocatórias sem passar a manhã nos CTT
É aqui que a tarefa se torna pesada. Trinta condóminos são trinta impressões, trinta envelopes, trinta moradas escritas à mão e uma fila ao balcão. Multiplica por dois se houver segunda convocatória, e por vários prédios se administras mais do que um.
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1
Prepara a convocatória em PDF
Uma só, com os documentos anexos, já que o texto é igual para todos.
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2
Prepara a lista de condóminos
Em Excel ou CSV, com nome, morada, código postal e localidade. Aproveita para confirmar as moradas dos proprietários que não residem no prédio.
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3
Carrega tudo de uma vez
Nós imprimimos, envelopamos e entregamos aos CTT. Recebes os comprovativos de registo por email.
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4
Arquiva os comprovativos
Junto à ata. Se alguém contestar a convocatória daqui a um ano, é o que te defende.
Para administradores profissionais e empresas de gestão de condomínios existe conta de empresa com fatura mensal única com NIF, sem checkout a cada envio. O guia de envio em massa explica como funciona o processo por lista.
Convoca a assembleia sem sair do escritório
Carrega a convocatória e a lista de condóminos. Nós imprimimos, envelopamos e entregamos aos CTT como carta registada.
Ver condições para empresas →Perguntas frequentes
Posso convocar só por email se todos me derem o endereço?
Precisas de mais do que o endereço: precisas de que cada condómino tenha manifestado expressamente essa vontade. O caminho habitual é deliberar o assunto em assembleia e registar em ata quem aderiu, ficando os restantes a receber por carta registada.
E o condómino que mudou de casa e não avisou?
Envia para a última morada conhecida e guarda o comprovativo. A carta devolvida, fechada, com as marcas dos CTT, prova que a convocatória foi expedida para a morada que constava dos teus registos. Aproveita cada assembleia para atualizar a lista de contactos.
Quem pode convocar além do administrador?
A convocação cabe em regra ao administrador, mas condóminos que representem a percentagem do capital exigida por lei também o podem fazer. As formalidades de conteúdo e prazo são as mesmas.
A convocatória pode ser afixada no hall?
Afixar é útil como lembrete, mas não substitui a convocatória individual por uma das vias admitidas. Quem não recebeu a sua continua a poder invocar isso.
Quanto custa enviar cada convocatória?
Depende do tipo de envio que escolheres. A carta registada com aviso de receção é 14,99 €, o correio azul 8,99 € e o correio normal 6,99 €, tudo incluído. Para volumes regulares, a página para empresas tem condições dedicadas.